perjantai 7. lokakuuta 2011

Voiko sähköposteja hallita?







(Koonti tämän artikkelin lopussa.)

Tietotyöläisenä suuri osa työajastani kuluu sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen. Teen sitä useita tunteja päivässä. Toki työpäivääni kuuluu paljon muutakin, mutta sähköpostit ovat ainakin minun työssäni suurin yksittäinen kokonaisuus, joka vaatii jakamatonta huomiotani lähes joka työpäivä.

Arvioin saavani arkipäivisin keskimäärin n. 30-50 kappaletta "todellista" työhön liittyvää sähköpostiviestiä ja vastaavani näistä n. 60-80 %:iin. Loput 20-40 % viesteistä ovat joko automaattisten järjestelmien luomia loki-tyyppisiä ilmoitusviestejä tai sellaisia viestejä, jotka joku muu on jo ottanut hoitaakseen tai sitten ne saattavat liittyä kokonaisuuteen, joka jatkuu jossakin toisessa sähköpostissa. 

Roskaposteista en pidä lukua, koska käyttämäni roskapostin suodatusjärjestelmä toimii hyvin tehokkaasti ja saamani roskapostit ovat yksittäisiä tapauksia. 

Aloin käyttämään nykyistä Internetin sähköpostijärjestelmää vuonna 1986. Noihin aikoihin saattoi joskus mennä useita päiviä, että en vastaanottanut tai lähettänyt yhtään ainoaa sähköpostia. Tilanne on hieman muuttunut niistä ajoista. Koska pystyn yleensä vastaamaan melko pienellä viiveellä ainakin suurimpaan osaan saamistani sähköposteista, eikä postilaatikossani kellu enää 1980-luvulta peräisin olevia hoitamattomia sähköpostiviestejä, oletan että olen saanut sähköpostit hallintaani. Seuraavaksi esitän sinulle vuosikymmenien varrella keräämäni tehovinkit. 
 
Seitsemän Kultaista Sääntöä sähköpostien hallitsemiseen

1. Pidä sähköpostilaatikkosi tyhjänä

Minä pyrin tähän, en tietenkään aina onnistu siinä. Yritän kuitenkin päivittäin hoitaa ainakin sinä päivänä ja edellisenä päivänä saapuneet viestit, mutta aikaa vaativien asiakokonaisuuksien ja selvityksien hoitamisien vuoksi tämä ei tietenkään ole aina mahdollista.

Joka tapauksessa aina sitten kun olen saanut jonkun sähköpostin "hoidettua" eli olen kirjoittanut vastauksen tai huomaan, että viesti ei enää vaadi minkäänlaisia toimia, arkistoin kyseisen viestin ja poistan sen sähköpostijärjestelmästäni.

Ajankäyttöni on hallinnassa, mikäli laatikossa on koko ajan n. 20-30 viestiä. Tämä on siis tavoitemäärä, koska hoidan näistä viesteistä aina vanhimpia ja eniten aikaa vaativia töitä. Samalla teen tilaa 20-30:lle sellaiselle uudemmalle viestille, joita en kykene ratkaisemaan heti.

Olen arvioinut, että pystyn päivässä hoitamaan n. 30-50 sähköpostiviestiä ja tekemään vielä lisäksi jotain muutakin päivän aikana. Jos en tekisi mitään muuta kun sähköposteja, uskoisin pystyväni hoitamaan noin sata sähköpostiviestiä päivässä, mutta silloin hajoaisi jo pää.

 2. Aloita aamusi sähköpostilla (ja päätä päiväsi Saludo-kahvilla!)

Asiakaskuntamme koostuu hyvin paljon yrittäjistä, joten minulla on usein aamuisin sähköpostilaatikossani asiakkaidemme edellisen illan tai jopa yön aikana lähettämiä viestejä.

Luen aina ensin kaikki saapuneet sähköpostit läpi ennen kuin lähden vastaamaan niistä yhteenkään. Voi olla, että asia on jo ratkennut tai tukiosoitteeseemme tulleen viestin onkin jo joku muu ottanut hallintaan, eikä minun tarvitse tehdä näille mitään.

Kun sähköpostit hoitaa pois aamulla ensimmäisen parin-kolmen tunnin aikana, on vielä ennen lounastaukoa aikaa tehdä jokin puoli tuntia - tunnin vaativa tärkeä asia tai parikin. Lounaan jälkeen on minulla iltapäivä aikaa keskittyä suurempiin asiakokonaisuuksiin ja vastailla silloin tällöin pikku hiljaa sisääntippuviin viesteihin, jos haluan hieman lepuuttaa aivojani jonkun suuren työn tiimoilta. Seuraavana aamuna onkin taas uusia viestejä laatikossa, jotka hoidan pois. Ja niin edelleen.

3. Lähetä ja käsittele yksi asiakokonaisuus kerrallaan

Viestejä lähettäessäni pidän aina huolen siitä, että kirjoitan aina yhteen sähköpostiin vain yhden käsillä olevan asian ja valitsen sen vastaanottajajoukon. Mikäli käsiteltäviä asioita on useita, laadin niistä useita eri viestejä ja laitan aina yhden asian yhteen viestiin ja valitsen taas vastaanottajajoukon asiakohtaisesti. Näin toimimalla yhdessä viestiketjussa voidaan hoitaa yksi asia loppuun. Näin toivoisin muidenkin sähköpostikäyttäjien tekevän.

Mikäli jokin keskustelu jakautuu "rönsyksi" eli yhdestä asiasta kasvaakin kaksi selvitystä vaativaa asiaa, niin lähetän vastaukseksi kaksi erillistä viestiä peräkkäin vaikkapa samalle vastaanottajajoukolle ja vaihdan "uuteen" asiaan viestin otsikon.  Näin ollen kun kumpi tahansa näistä asioista saadaan hoidettua, niin se ei enää "kummittele" hoitamatta olevan asian viestinnässä. 

Aamuisin mietin aina viestejä ensimmäistä kertaa lukiessani, mikä viesteistä tai viestiketjuista on sellainen, jonka vastaamisella saa jonkun jumissa olevan tärkeän asian mahdollisimman nopeasti takaisin liikkeelle. Hoidan nämä viestit ensin. Tämän jälkeen menen toiseksi tärkeimpään viestiin tai viestiketjuun ja hoidan sen pois ja niin edelleen. Viimeiseksi jätän "suuret" asiat, joihin paneutuminen vaatii enemmän aikaa kun muutaman minuutin.

Mikael Jungner on kirjoittanut omaelämänkerrassaan Outolintu siitä, että jos haluaa pitää odottavien asioiden jonon mahdollisimman lyhyenä, kannattaa ensin hoitaa pois alta helpoimmat ja pienimmät asiat.

Minulle opetettiin kuitenkin aikoinaan kansakoulussa, että suurimmat tehtävät tulee hoitaa ensin ja mennä sitten vasta pienimpiin asioihin. Meni tosi pitkään, ennen kuin pääsin siitä pahasta tavasta eroon.

Nykyään hoidan ensin aamupäivällä nopeimmat "pienet" asiat pois, joiden tekemiseen kuluu muutamasta minuutista muutamaan kymmeneen minuuttiin, ja menen sitten vasta iltapäivällä tunnin tai tuntikausia vaativiin tehtäviin.

Näin toimimalla työpinoni pysyy kohtuullisena ja kaikki asiat etenevät, pienet asiat hieman nopeammin ja suuret asiat hitaammin. Eikös se ole hyvä maailmanjärjestys?

4. Mieti käyttämäsi yhteystapa

Kaikki viestit eivät sovi sähköpostiin. Yksinkertaiset tiedustelut ja asiat, joihin halutaan kyllä/ei-tyyppistä vastausta tai jotka ratkeavat muutaman rivin viestillä hoituvat aivan hyvin sähköpostilla.

Mikäli katselen viestiä, johon vastaaminen saisi aikaan vielä pidemmän viestin kun alkuperäisen lähettäjän viesti ja sisältäisi enemmän kuin kaksi kysymysmerkkiä, otan puhelimen käteeni ja soitan.

Sähköposti soveltuu joidenkin asioiden hoitamiseen, mutta ei suinkaan kaikkien. Mieti mikä on paras ja oikeasti nopein yhteystapa hoitaa asia.

5. Ajattele sähköpostia "kiireettömänä" yhteystapana

Jos saan sähköpostin, oletan ja toivon että vastaanottajalla ei ole sen suhteen kovin kiire. Pikaisia toimia tai paniikkiasioita vastaanotan mieluummin puhelimella, koska niille pystyy todennäköisesti tekemään jotakin lähes saman tien. Mikäli viesti tulee sähköpostilla eikä sisällä mitään sellaista, joka vaatisi välittömiä toimia, pyrin hoitamaan sen kuitenkin pois saman päivän iltapäivänä tai seuraavan työpäivän aamupäivänä, jos se on muihin työtehtäviin liittyen mahdollista.

6. Käytä hallitusti sähköpostiohjelman "Vastaa kaikille"- ja "Vastaa"-toimintoja

Jos viestiin on merkitty useampi vastaanottaja, niin "Vastaa kaikille"-toiminto tulee ehdottomasti valita, mikäli muut lukijat haluaa pitää tietoisina tilanteesta tai tilanne vaatii heidän toimiaan ja/tai kommenttejaan.

Valitettavan usein vain olen huomannut, että joku lähettäjistä katkaisee jossakin vaiheessa vastaanottajien tiedotusketjun valitsemalla sähköpostiohjelmastaan "Vastaa", kun hänen olisikin pitänyt valita "Vastaa kaikille". Kuten huomaat tämän blogin alussa olevasta kuvasta, niin sähköpostijärjestelmissä "Vastaa"-nappi sijaitsee yleensä ennen "Vastaa kaikille"-nappia, vaikka näiden nappien pitäisi olla käyttöliittymässä toisin päin. 

Mikäli kyseessä on asiakas, täytyy minun aina tapauskohtaisesti miettiä, voinko liittää alkuperäisiä ihmisiä enää mukaan keskusteluketjuun. Muiden osapuolten ollessa kyseessä liitän surutta alkuperäisen ringin taas mukaan keskusteluun, jotta kaikki saavat asian etenemisestä tietoa. Jos asia ei vaadi joltakin vastaanottajalta muita toimia kun viestin lukemista, uskon että hän osaa poistaa viestin lukemisensa jälkeen. 

Lisäksi vastaanottajia voi jakaa sähköpostissa useisiin  eri ryhmiin, josta seuraavassa kohdassa tarkemmin. 

7. To-, cc- ja bcc-kenttien tehokäyttö

Sähköpostiohjelmissa on kaksi "pääkenttää" ja yksi "piilokenttä" ryhmittelyä varten, eli:
  • to: tähän kenttään ne, joiden pitää tehdä asialle jotain ja joiden vastausta kaivataan
  • cc: tähän kenttään ne, joiden toimia tai kommentteja ei vaadita, mutta jotka halutaan pitää tietoisena asian etenemisestä
  • bcc: tähän "piilokenttään" saman tyyppiset vastaanottajat kuin cc: -kenttään, mutta näiden vastaanottajien ei tarvitse enää osallistua myöhempään mahdolliseen jatkokeskusteluun. 
Voit aivan vapaasti siirtää ihmisiä eri to/cc/bcc-kenttiin omassa vastauksissasi sen mukaan, mitä toimenpiteitä käsiteltävä tehtävä vastaanottajilta jatkossa vaatii tai ei enää vaadi tai jopa poistaa yksitellen niitä vastaanottajia, joita asia ei enää millään tavalla koske ja jotka eivät tarvitse enää mitään tietoa asiasta. 

Takaisin realismiin

Kaikki edellä kirjoitettu nyt oli utopiaa. Totta kai sähköpostitilanteeni on välillä katastrofaalinen. On hetkiä elämässä, jolloin sähköpostilaatikossani on 200-300 viestiä odottamassa käsittelyä. Tästäkin on kokemusta.

Jos siis pystyn normaalina työpäivänä hoitamaan päivän aikana saapuneet 30-50 viestiä pois, niin aikaa ei jää satojen rästiviestien hoitamiseen. Tällöin yritänkin ottaa kalenteristani "talkoot" eli järjestää muista työtehtävistäni tunnin-pari lisäaikaa lähes joka päivä vaikkapa viikon tai kahden ajaksi, jolloin pyrin päivittäisen viestiliikenteen hoitamisen lisäksi hoitamaan pinosta vaikkapa 10-20 viestiä päivässä. Tällöin 200-300 rästiviestiä on mahdollista purkaa kahden-kolmen työviikon aikana.

Koonti
  • yritä pitää sähköpostilaatikkosi tyhjänä
  • poista viestit jotka olet hoitanut tai jotka eivät vaadi sinulta enää mitään
  • hoida sähköpostit aina aamuisin lukemalla kaikki saapuneet viestit kerran läpi, jonka jälkeen aloita tärkeimmästä. Jätä suuret, eniten aikaa vaativat asiakokonaisuudet loppupäivälle
  • lähetä ja käsittele yhdessä viestissä yksi asiakokonaisuus kerrallaan
  • mieti onko asia sittenkin nopeampi hoitaa pikaisella, tehokkaalla puhelulla. Jos oma viestisi paisuu suuremmaksi kuin lähettäjän viesti tai omassa vastauksessasi olisi useampi kuin kaksi kysymysmerkkiä, soita puhelimella
  • sähköposti on "kiireetön" yhteystapa. Pidä se sellaisena
  • muista käyttää sähköpostiohjelman "Vastaa kaikille"-toimintoa, jos viesti on lähetetty useammalla ihmiselle, äläkä katkaise ketjua turhaan käyttämällä "Vastaa"-toimintoa
  • käytä to-, cc- ja bcc-kenttiä hyväksesi ja siirtele vastaanottajia näiden välillä kulloisenkin tarpeen mukaan. Poista ne vastaanottajat, joita asia ei enää koske. 
Toivotan sinulle mukavaa sähköpostin käyttöä! 

2 kommenttia:

  1. Moikka Jyrki,

    Mahtava artikkeli sähköpostin tehokäytöstä! Olen kanssasi monesta asiasta samaa mieltä. Etenkin siitä, että sähköpostilaatikko kannattaa pitää tyhjänä. Käytän postilaatikkoa todo-listana luettu/lukematta -merkkien avulla ja on paljon kevyempi olla, kun lista on tyhjä =)

    Minulla meni syyskuussa käämi kehnosti kirjoitettuihin sähköposteihin ja raapustelin avoimen kirjeen kaikille sähköpostin lähettäjille http://www.menestyminen.fi/2011/09/28/9-periaatetta-sahkopostin-lahettajalle/

    Minulle ei oikein sovellu aamun aloittaminen sähköposteilla. Jään silloin pyörittelemään viestien asioita koko päiväksi. Lounaan jälkeinen hetki tuntuu toimivan mulle parhaiten.

    Kiitos mahtavasta postauksesta Jyrki!

    T: Lauri

    VastaaPoista
  2. Terve Lauri,

    Kiitos kommentistasi!

    Sähköpostilaatikon pitäminen tyhjänä tai mahdollisimman tyhjänä on hyvä keino hallita työstressiä, koska tekemättömiä asioita on tällöin käsin kosketeltava määrä.

    Toki on paljon asioita myös sähköpostin ulkopuolella, joista tulee pitää huolta, mutta tällöin sähköposti ei pääse nousemaan elämän määräävimmäksi tekijäksi.

    Luin tuon avoimen kirjeesi. Siinä artikkelissasi sekä sen vastauksissa on mainittu monta hyvää asiaa sähköposteihin liittyen, erityisesti selkeyden osalta.

    Jokaisen meidän täytyy löytää itselleen parhaat keinot sähköpostin ja omat elämän hallintaan.

    Jatketaan sähköpostittelua, nyt entistäkin viisaimpina :-)

    VastaaPoista